Preliminarmente occorre osservare che l’obbligo di conservazione della documentazione di lavoro non è disciplinato in maniera unitaria, ma varia a seconda delle normative settoriali che regolano l’effettuazione dei singoli atti/adempimenti aziendali. Inoltre, molto spesso la normativa di settore prevede solo le modalità di tenuta e non i tempi di conservazione della documentazione, facendo sorgere inevitabilmente l’esigenza di rifarsi ai principi generali dell’ordinamento (art. 2220 c.c.) ed alla normativa che regola i poteri e l’attività ispettiva in materia di lavoro e legislazione sociale.

Il richiamo a quest’ultima disciplina si rende necessario dal momento che l’obbligo di tenuta della documentazione in oggetto, a volte, potrebbe non essere fine a sé stesso, ma funzionale all’attività di accertamento degli organi ispettivi o giudiziari e, pertanto, la reazione dell’ordinamento rispetto alla mancata conservazione della stessa potrebbe essere subordinata all’impedimento di tutte quelle attività accertative a carattere pubblicistico.

Libri matricola e paga

Come noto, fino al 18 giugno 2008, le principali scritture obbligatorie in materia di lavoro erano il libro matricola e il libro paga (inclusivo della sezione presenze): il primo aveva la funzione di fotografare la situazione occupazionale dell’azienda e dei singoli rapporti lavorativi; il secondo, invece, di rendere visibile la corrispondenza tra l’attività lavorativa concretamente svolta dal lavoratore e l’effettiva retribuzione riconosciuta a quest’ultimo.

Al di là del previgente obbligo di tenere in azienda le suddette scritturazioni, si ricorda che le stesse potevano essere tenute in forma cartacea, mediante sistemi elettronici (dal 5 dicembre 1994), purché venisse garantita la loro inalterabilità e consultabilità a richiesta dell’organo di vigilanza, ovvero mediante fogli mobili previa vidimazione degli stessi da parte dell’INAIL.

All’epoca, il datore di lavoro aveva l’obbligo di conservare, ai sensi dell’art. 26 del D.P.R. n. 1124/1965, le predette scritturazioni per dieci anni almeno dall’ultima registrazione e, se non usati, dalla data in cui erano stati vidimati. La violazione di tale obbligo comportava, a partire dal 1° gennaio 2007, l’irrogazione di una sanzione pecuniaria, ai sensi dell’art. 42 della L. n. 153/1969, da 75,00 a 385,00 euro.

Si ricorda, tuttavia, che l’applicazione di tale sanzione riguardava comunque una documentazione ormai non più in uso (ad esempio per cessazione dell’attività); diversamente, si rendeva necessaria l’applicazione dell’ulteriore obbligo di esibizione delle scritture ad ogni richiesta degli organi di vigilanza che, se formulata tra il 1° gennaio 2007 e il 18 giugno 2008, avrebbe comportato l’irrogazione di una sanzione da 4.000,00 a 12.000,00 euro.

Il D.L. n. 112 del 18 giugno 2008, convertito in L. n. 133/2008, oltre ad aver sostituito i vecchi libri matricola e paga con l’ormai noto Libro unico del lavoro, ha abrogato immediatamente il precetto sanzionatorio introdotto dalla L. n. 296/2007 nonché l’art. 42 della L. n. 153/1969.

Poiché l’effettiva entrata in vigore della nuova scritturazione era subordinata all’emanazione di un decreto ministeriale attuativo (entrato in vigore il 18 agosto 2008), la violazione dell’obbligo di conservazione e quindi di esibizione dei libri matricola e paga nel periodo transitorio (dal 18 giugno 2008 al 18 agosto 2008) ha trovato la propria risposta sanzionatoria nel vecchio art. 195 del D.P.R. n. 1124/1965, con un importo da 25,00 a 154,00 euro.

La vera novità in tema di tempi di conservazione dei libri matricola e paga è stata inserita nell’art. 6, comma 2, del D.M. 9 luglio 2008, che ha ridotto il termine decennale a cinque anni dall’ultima registrazione. Tale dimezzamento, come ha rilevato anche il Ministero del Lavoro, impone agli organi di vigilanza, anche nelle ipotesi di verifiche che attengono alla ricostruzione dei crediti contributivi nel termine decennale, di acquisire la documentazione d’ufficio o da parte del lavoratore denunciante, senza gravare il soggetto ispezionato.

La traduzione di tale conclusione ministeriale non può che portare, pertanto, all’estinzione dell’obbligo di conservare i libri matricola e paga al trascorrere dei cinque anni dall’ultima registrazione, a prescindere da eventuali accertamenti in corso. Occorre, tuttavia, evidenziare che, in caso di ricorsi giudiziari pendenti, il predetto obbligo, a parere dello scrivente, si trasforma in un mero onere di conservazione, quando l’esibizione in giudizio delle scritturazioni in analisi possa essere utile al datore di lavoro per comprovare taluni fatti o circostanze.

Registro infortuni

Il registro infortuni, vidimato dall’ASL, qualora non dovesse essere più utilizzabile (perché completo o per cambio di ragione sociale, cessazione dell’impresa, ecc.) deve essere conservato per almeno quattro anni dalla data dell’ultima registrazione o dalla data di vidimazione se non usato.

L’obbligo di conservazione di per sé potrebbe apparire neutro se non coordinato con l’obbligo di tenuta dello stesso sul luogo di lavoro, a disposizione degli organi di vigilanza. In altre parole, la mancata conservazione troverà la sua risposta sanzionatoria nel momento in cui gli ispettori, in sede di primo accesso, constatino la mancata tenuta dello stesso presso il luogo di lavoro, espressamente punita con una sanzione pecuniaria da € 2.580,00 ad € 15.490,00.

Libro unico del lavoro

L’art. 39 della L. n. 133/2008, in un’ottica di semplificazione degli adempimenti in materia di lavoro, ha introdotto dal 1° gennaio 2009 il Libro Unico del lavoro, la cui peculiarità consiste non solo nel racchiudere tutti i dati contenuti nei vecchi libri matricola e paga, ma soprattutto nella sua “unicità”, anche in presenza di un datore di lavoro titolare di più posizioni assicurative e previdenziali e/o più sedi di lavoro.

Abbandonando del tutto il sistema cartaceo, con la nuova normativa è previsto solo l’utilizzo informatico con facoltà di scelta – per la compilazione e tenuta del Libro Unico – fra i tre metodi previsti dall’art. 1 del D.M. 9 luglio 2008:

1. Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo: la numerazione di ogni pagina e la vidimazione avvengono prima della messa in uso presso l’INAIL o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata dai soggetti appositamente autorizzati dall’INAIL in sede di stampa del modulo continuo;
2. Stampa laser: è necessaria la preventiva autorizzazione dell’INAIL per la stampa e generazione della numerazione automatica;
3. Supporti magnetici: ogni singola scrittura presente sul supporto deve rappresentare un documento informatico collegato alle registrazioni effettuate in precedenza, oppure deve essere caratterizzata da un’elaborazione automatica dei dati. Deve essere garantita la consultabilità dei dati in ogni momento, nonché l’inalterabilità, l’integrità e la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite.

A prescindere dal metodo scelto, per la tenuta del Libro Unico è sempre necessario che in fase di stampa venga attribuita a ciascun foglio (da conservare anche se deteriorati o annullati) una numerazione sequenziale.

Le modalità di tenuta del LUL incidono anche, quanto meno dal punto di vista logistico, sull’obbligo di conservazione quinquennale stabilito dall’art. 1 del D.M. 9 luglio 2008. Per la mancata osservanza di tale obbligo è prevista una sanzione pecuniaria da 100 a 600 euro, a cui tuttavia non potrà applicarsi la diffida obbligatoria in virtù della insanabilità materiale della violazione.

La medesima norma prescrive altresì al soggetto tenutario del Libro Unico di conservarlo rispettando le misure di garanzia e tutela previste dal D.Lgs. n. 196/2003 in materia di protezione dei dati personali. Tuttavia, la conservazione in violazione di tali cautele non troverà risposta nella sanzione pecuniaria sopra riportata, bensì in quelle espressamente previste dal T.U. della privacy.

Anche in tale ipotesi il Ministero del Lavoro precisa che il termine quinquennale impone agli organi di vigilanza, anche nelle ipotesi di verifiche che attengono alla ricostruzione dei crediti contributivi nel termine decennale, di acquisire la documentazione d’ufficio o da parte del lavoratore denunciante, senza gravare il soggetto ispezionato.

Secondo il medesimo Dicastero, l’obbligo di conservazione si riferisce solo ai documenti dismessi e non più operativi come nel caso di cambio di sistema o di modalità di tenuta. Conseguentemente, in caso di cessazione del rapporto di assistenza col professionista o in caso di cessazione dell’attività d’impresa, il tenutario del LUL (consulente o associazione di categoria) potrà restituirlo all’imprenditore senza avere più obblighi di tipo conservativo.

Buste paga

La L. n. 4/1953 impone ai datori di lavoro di consegnare ai lavoratori, contestualmente alla corresponsione della retribuzione, il cedolino paga indicante tutti gli elementi utili alla ricostruzione del dovuto. La mancata esecuzione di tale adempimento comporterà una sanzione pecuniaria da 125 a 770 euro.

Nessuna norma impone, invece, un obbligo conservativo di tale documento. Anche se nella prassi la busta paga viene fatta coincidere con un estratto (per singolo lavoratore) del Libro Unico del Lavoro, rimane comunque un documento autonomo e distinto rispetto a quest’ultimo.

In sede di accertamento, il datore di lavoro, per dimostrare di aver adempiuto all’obbligo di consegna, dovrà esibire non solo la busta paga (o la sua mera elaborazione), ma anche la prova della consegna al lavoratore mediante sottoscrizione per ricevuta o invio postale/telematico.

Onde evitare che il datore o gli accertatori debbano cercare aliunde la prova dell’avvenuta consegna, può rinvenirsi quantomeno un obbligo di conservazione quinquennale, periodo entro il quale gli ispettori potranno contestare la violazione dell’obbligo in analisi.

La busta paga, oltre ad avere rilevanza amministrativa, ha anche valenza civilistica: se sottoscritta per ricevuta dal lavoratore, assume valore di quietanza di pagamento. Sebbene non fondi una presunzione assoluta di corrispondenza tra il percepito/dovuto e quanto riportato, può fondare una presunzione relativa di adempimento dell’obbligo retributivo.

La mancata consegna o sottoscrizione della busta paga impone all’imprenditore, in ossequio ai principi generali sull’onere della prova, di dimostrare il regolare adempimento della propria obbligazione retributiva fornendo adeguata quietanza a saldo. In mancanza della principale prova scritta del pagamento, la prova testimoniale può risultare inammissibile per effetto dell’art. 2726 c.c.

Tenuto conto del termine prescrizionale dei crediti retributivi, non può escludersi che ragioni di opportunità processuale possano consigliare una conservazione delle buste paga che vada oltre il termine quinquennale.

Diverso è il discorso per i tirocini formativi e di orientamento: in tali ipotesi, la documentazione lavoristica tipica si individua nella comunicazione di assunzione/cessazione al Centro per l’Impiego e nella convenzione di tirocinio con il soggetto promotore. Anche qualora sia previsto un compenso, non c’è obbligo di consegna delle buste paga né di iscrizione delle somme sul LUL. Oltre al CUD, l’unico obbligo è la redazione di una ricevuta di pagamento (non tecnicamente una busta paga) su cui operare le ritenute fiscali in qualità di sostituto d’imposta. La durata di conservazione andrà riferita alla normativa tributaria applicabile.

Comunicazioni e lettere d’assunzione

La comunicazione preventiva d’assunzione al Centro per l’Impiego, dal 1° gennaio 2007, è diventata l’adempimento amministrativo più importante allorché i datori di lavoro instaurano un rapporto lavorativo. La trasmissione, dal marzo 2008, è possibile solamente attraverso la rete telematica (ferme le modalità utilizzate nel periodo precedente).

La norma (art. 9-bis, comma 2, L. n. 608/1996, come modificata dall’art. 1, comma 1180, L. n. 296/2006) nulla dice sulle modalità e sui tempi di conservazione. Le comunicazioni on-line non presentano problemi di conservazione, poiché il database consente in ogni momento l’estrazione e la visione; per le vecchie comunicazioni cartacee, gli organi ispettivi possono comunque recuperare la documentazione presso l’ente destinatario.

L’art. 40 della L. n. 133/2008 ha previsto la facoltà per i datori di lavoro di consegnare al lavoratore la comunicazione al Centro per l’Impiego in luogo della classica lettera d’assunzione. In tali casi, la conservazione della comunicazione (sottoscritta per ricevuta dal lavoratore), così come per la lettera d’assunzione, assume connotati diversi: trattandosi di un atto privo di evidenza pubblica, si impone la sua conservazione almeno entro il limite prescrizionale quinquennale, periodo entro il quale gli organi di vigilanza potrebbero contestare l’inadempimento di cui all’art. 4-bis del D.Lgs. n. 181/2000.

Il problema della conservazione della lettera d’assunzione, così come di ogni altro tipo di contratto di lavoro, può assumere connotati ancora diversi in caso di contenzioso. Quando la documentazione è utile a provare fatti e circostanze (ad esempio superminimi, part-time, o volontà contrattuale di eseguire una prestazione senza vincolo di subordinazione), l’obbligo si trasforma in un vero e proprio onere di conservazione che può andare oltre il limite quinquennale.

Conclusioni

Il problema della conservazione di tutta la documentazione di lavoro sottende una chiara esigenza logistica delle aziende e dei professionisti che le assistono. La cogenza dell’obbligo può essere resa meno gravosa attraverso l’archiviazione ottica della documentazione cartacea.

Ad ogni buon conto, l’obbligo di conservazione, al di là dei casi in cui è la stessa norma a stabilirne un termine specifico, non è mai fine a sé stesso: si misura sempre o in relazione alle esigenze ispettive degli organi di vigilanza, o in relazione a precise finalità probatorie in sede di contenzioso. Nel primo caso si può parlare di obbligo indiretto; nel secondo, di onere finalizzato ad assecondare il principio generale di fornire la prova, in sede giudiziaria, dei fatti che vengono asseriti.